企業では作業マニュアルや危機管理マニュアルなど多くのマニュアルを作成します。最近マニュアルを作成するときに紙マニュアルだけでなく、動画でもマニュアルを作成する企業が増えています。企業が紙マニュアルだけでなく、動画マニュアルを作成する理由をご紹介していますので興味のある方はぜひ参考にしてみてください。紙と動画でのマニュアルの違いとは？企業では多くのマニュアルが作成されています。マニュアルはさまざまな方法で作成されており、紙マニュアルやHTML、そして電子書籍といった方法で作成されます。最近では目で見て分かりやすいように、動画でも作成されるようになりました。企業が作成するマニュアルといえば昔から、パソコンなどで作成したものを紙に印刷した紙のマニュアルです。しかし最近では紙のマニュアルだけでなく、動画のマニュアルを利用する企業も増えています。企業が利用する紙マニュアルと動画マニュアルは、媒体が紙と動画という以外にもどのような違いがあるのでしょうか。紙のマニュアルの特徴紙媒体のマニュアルは昔から企業で利用されているマニュアルです。よって、紙マニュアルは年代を問わず馴染みのあるマニュアルと言えるでしょう。また、紙マニュアルはマニュアルを読むためにパソコンや端末などが必要ありません。そして、紙マニュアルであればマニュアルの書かれている紙を複数枚並べて読み比べることが可能であり、気になることを直接メモできます。動画のマニュアルの特徴動画マニュアルは動画で作成されています。そのため、マニュアルを見るための機械と環境が必要です。動画マニュアルは文章を読むだけのマニュアルより視覚的に分かりやすいマニュアルです。文章や図だけでは分かりづらいような細かいニュアンスも、動画マニュアルを利用すれば説明可できます。動画マニュアルは社内サーバーなどに動画を上げれば社内でマニュアルを共有できますので、印刷の手配や送付の手間がありません。紙や動画で作るマニュアルの目的企業がいうマニュアルの多くは手順書のことを指します。企業が作成する手順書は業務マニュアルや安全管理マニュアルなどいろいろな種類がありますが、従業員がよく耳にするマニュアルといえば業務マニュアルではないでしょうか。企業が業務マニュアルを作成し利用する理由の1つは、作業時間の短縮や効率化を図るためです。そのため、紙で作成する方が業務しやすいのか、あるいは動画として作成した方が手順は伝わるのか、などを考えて実際に働く人のニーズに合わせたマニュアルが作成されます。紙マニュアルのメリット4つ紙マニュアルは多くの場所で昔から利用されてきました。そのため、老若男女問わず多くの人が利用したことがあるマニュアルと言えるでしょう。動画のマニュアルや電子マニュアルなど、他のマニュアルが普及している中、今もなお利用され続けているマニュアルでもあります。そんな紙マニュアルを利用する4つのメリットを紹介いたします。紙マニュアルのメリット1：親しみがある紙マニュアルは昔から利用されてきたマニュアルです。そのため、多くの人に親しみがあるマニュアルと言えるでしょう。紙マニュアルなら機械の操作に馴染みがない世代でも利用できるだけでなく、文字が読めるのなら若い世代でも利用できます。紙マニュアルのメリット2：書き込みしやすい紙マニュアルであれば、マニュアルに書き込みができます。動画マニュアルでは動画を見て必要なことをノートやメモ帳などに書くことはできますが、需要なポイントだと思ったところにマーカーでチェックしたりメモとして書き込むことはできません。しかし紙マニュアルであれば、マニュアルを見返したときに分かるよう、補足をメモとして書きこむことや、重要と思われる部分をマーカーでチェックすることなどが可能です。紙マニュアルのメリット3：誰でも使える紙マニュアルは端末やパソコンの操作が必要ありませんので、年代を問わず誰でも利用可能です。また動画を閲覧する機器があり読む環境が整っていても、マニュアルを読む人が機械の操作に不慣れな場合はその作業がストレスとなることもあります。機械の操作が不慣れな人にとって、マニュアルを見るだけでも機械を操作するのはストレスを感じる作業となるでしょう。ストレスを感じてしまうと、分かりやすく作られたマニュアルも頭に入りにくくなってしまいます。しかし、紙のマニュアルであれば機械を操作するストレスがありませんので、機械が苦手な人でも集中してマニュアルを読むことができます。紙マニュアルのメリット4：読み返しをしやすい紙マニュアルは読み返しやすいマニュアルです。なぜなら、紙マニュアルはインデックスで印をつけておけるからです。インデックスをつけてある紙マニュアルは知りたい項目をピンポイントで探すことができます。動画のマニュアルもチャプター毎に再生が可能ですが、紙マニュアルのインデクスのように細かく分けることはできません。紙マニュアルのデメリットとは？メリットも多い紙マニュアルですがデメリットもあります。紙マニュアルはデータを印刷して利用しますので、マニュアルが必要となるたびに印刷コストが掛かってしまいます。また情報量が多い場合にはマニュアルは厚みのあるものとなります。厚さが出てしまうと置く場所を選ぶことになり、持ち運びをするときには重くて不便です。そして紙マニュアルは必要な情報を探すときはその項目を読んでいかなければなりません。また情報を更新するときの差し替え作業なども簡単な作業とは言えません。動画マニュアルのメリット8つ紙マニュアルのメリットとデメリットを紹介してきました。次は動画マニュアルのメリットとデメリットについて紹介していきます。紙マニュアルにはマニュアルとして利用するとき印刷費用がかかっていましたが、動画マニュアルを利用するとき印刷費用はかかりません。このように動画マニュアルには紙マニュアルにはないメリットがいくつかあります。まずは動画マニュアルのメリットについて紹介していきます。動画マニュアルのメリット1：動きがあってわかりやすい動きがあって分かりやすいというのは動画マニュアルを利用するメリットの1つです。動画マニュアルであれば、手順や動きを動画という形で見られます。そのため、紙マニュアルのように文字や図で表すだけでは伝わりにくいものは動画マニュアルの方が伝わりやすいと言えるでしょう。動画マニュアルのメリット2：文字を読まなくてもわかる動画マニュアルは視覚から直観的に理解できますので、文字を読めずとも内容を理解することが可能です。そのため、翻訳テロップを入れた動画で作業マニュアルを作成すれば、外国人労働者を雇用している企業の社員教育に利用できます。こうした動画マニュアルを見れば、言葉を理解できずとも業務内容が把握できるようになります。動画マニュアルのメリット3：ニュアンスを伝えられる動画マニュアルは文字や図などから読み取ることが難しいニュアンスを伝えることが可能です。難しいニュアンスとは、例えば紙マニュアルでよく見かける「しばらく」や、「できるかぎりゆっくり」といった曖昧な表現です。動画マニュアルではこうした感覚的な表現も動画を通して動作を直接伝えつことができますので、的確に伝えられるようになります。動画マニュアルのメリット4：伝わりやすく憶えやすい動画マニュアルは映像や音楽を使い作成できます。そのため、マニュアルを利用する人に伝えたいことが伝わりやすく、記憶に残りやすいものとなるため内容を覚えやすいといったメリットがあります。また、内容が記憶に残りやすければマニュアルを何度も見返す必要がなくなりますので、仕事の作業効率があがり従業員は残業せずにすむというメリットもあります。動画マニュアルのメリット5：多くの人に見せやすい動画マニュアルは多くの人に見せやすいマニュアルです。紙マニュアルは多くの人に見せようとするとその都度増刷する必要がありますが、動画マニュアルは数に限りがあるということが起こりませんので、見たい人は社内サーバーにアクセスすればいつでもマニュアルを閲覧できます。また、動画マニュアルなら映画のようにスクリーンや画面に映すことが可能ですので、セミナーなど大人数となる社員教育の場にも利用可能です。動画マニュアルのメリット6：かさばらない動画マニュアルはデータなのでかさばることはありません。紙マニュアルは情報量により厚さが増してしまい、かさばる場合があります。しかし、動画マニュアルはマニュアルはデータという形で保存されていますので、紙マニュアルのようにかさばることがなく、保存場所を心配する必要がありません。動画マニュアルのメリット7：いつでも見られる動画マニュアルは社内ネットワークなどで共有が可能であり、インターネット接続できる端末やパソコンがあれば、場所や時間に関係なく閲覧できます。動画マニュアルを閲覧できる環境にあれば、自宅や通勤途中でもマニュアルを視聴できるということです。そのため、社員教育のマニュアルを動画で作成し社内サーバーへ入れておけば、社員が本社へ出向かなくとも支店にいながら社員教育が可能となるなど時間の有効利用ができるようになります。動画マニュアルのメリット8：必要な部分だけを見ることができる動画マニュアルは巻き戻しやチャプターを利用すれば、見たい個所だけを視聴することが可能です。必要な個所を何度も見直すことができれば、必要なところを重点的に学習できるため習熟度が上がります。また目次の作成や収録時間を把握しておくことにより、手間取ることなく必要な部分だけを見ることが可能です。動画マニュアルのデメリットとは？時間の有効活用ができるなどメリットの多い動画マニュアルにもデメリットはあります。動画マニュアルは社内サーバーを利用すれば場所や時間を選ぶことなく閲覧できますが、個人情報や社外秘の情報などがマニュアルに含まれる場合、これがどこからでもアクセスできることはデメリットとなります。こうした場合は、情報が漏洩しないよう会社外で閲覧できないようにするなど対策が必要です。動画マニュアルの作成手順4つここからは、動画マニュアルの4つの作成手順についてご紹介していきます。動画を作成するときは、「視聴相手を絞っておく」「撮影時周囲に気を付ける」「ナレーションやテロップなどは分かりやすく簡潔に」「編集時に意見をもらう」、という4つのポイントを押さえておくと見やすい動画マニュアルが作成できます。動画マニュアルの作成手順1：企画を出すまず、動画撮影する前にターゲットを明確にし動画の流れを考えるなど企画を出します。これから作成する動画が「いつ」「どこで」「誰が」「どのような目的で見るものになるのか」を考えます。社内に向けた動画であるのか、あるいは一般向けに向けた動画であるのかにより、求められる動画の質や時間そして視聴デバイスや動画の容量が変わってくるためです。構成を決める前に決めておきましょう。またターゲットは漠然としたイメージではなく年齢や性別そして得意分野など細かいところまで設定しておきます。そして1つの動画マニュアルで扱うテーマは1つまでにします。動画マニュアルの作成手順2：見せ方や構成を検討する次に、見せ方や構成を検討します。構成は動画マニュアルを見る人のレベルに合わせます。なぜなら、視聴する人のレベルに合わせたコンテンツの構成しなければ、作成した動画の内容を理解されない場合も考えられるためです。考えた構成から台本を用意します。このとき、どのような動画の流れにつするのか見せ方も決めます。また台本を元に撮影に必要な情報や資料などを集めましょう。動画マニュアルの作成手順3：撮影をする構成や台本などが決まったら動画を撮影します。動画の撮影に必要な機材はどういった動画を撮影するのかによります。人物が映る動画を撮影するのならカメラやマイク、そして照明などの機材が必要です。操作マニュアルなどPCの操作画面のみで済む場合はそうした機材の準備する必要はありません。カメラを使い動画撮影するときは同じシーンでも異なったカメラアングルで撮影することや、照明の具合やノイズが入らないように撮影環境に気を付ける、などの工夫が必要です。ナレーションやテロップを入れるときは分かりやすいように短くすることや、遠回しな表現を避けるようにしましょう。動画マニュアルの作成手順4：編集をする動画の撮影が終わったのなら編集作業をします。編集作業では必要のない場面のカットや音声を入れます。編集する動画はマニュアルとして必要な要素を持ちながらも、長くて飽きがくるものでないよう、短く説明しているものになるように気を付けます。また、この段階で独りよがりなものにならないよう複数の人に見てもらい、意見を取り入れるようにしましょう。紙のマニュアルと動画のマニュアルの特徴や違いを知ろう企業では多くのマニュアルを作成します。そんなとき、今までは紙でマニュアルが作成されてきましたが、最近では動画でマニュアルを作成されるようになってきました。紙マニュアルも動画マニュアルもメリットやデメリットがあります。ここで重要なのは、どちらが優れているかということではなく、ニーズに合わせて紙マニュアルと動画マニュアルを使い分ける必要があるということです。マニュアル制作にとって大切なことは利用する人が分かりやすく、マニュアルとしての効果が期待できることです。